Die meisten Freelancer verbringen mehr Zeit damit, Rechnungen hinterherzulaufen, als sie zugeben möchten. Du machst die Arbeit, schickst die Rechnung und wartest. Dann setzt du nach. Wieder warten. Und dann fragst du dich, ob du sie vor drei Wochen aus Versehen an die falsche E-Mail-Adresse geschickt hast. Ein gutes Tool für das Rechnungswesen nimmt dir den Großteil dieser Reibung ab – mit automatischen Erinnerungen, professionellen Vorlagen, Online-Zahlungslinks und einer klaren Belegkette, damit die Steuerzeit sich nicht wie eine Bestrafung anfühlt.
Der Markt für Rechnungssoftware ist mittlerweile deutlich gereift. Du musst heute nicht mehr zwischen „gratis, aber hässlich“ und „teuer, aber mächtig“ wählen. Es gibt solide Optionen in jeder Preisklasse – sogar vollständig kostenlose, die nicht so wirken, als wären sie 2009 gebaut worden. Knackpunkt ist, das richtige Tool zu finden, das zu deiner Arbeitsweise passt – ob das projektbasierte Pauschalen sind, stundenbasiertes Abrechnen, wiederkehrende Retainer oder eine Mischung aus allem.
Dieser Guide stellt 12 Tools vor, die sich lohnen. Einige sind komplette Business-Suites, andere sind rein auf Rechnungen spezialisiert, und wieder andere sind gezielt für Freelancer gebaut. Die richtige Wahl hängt davon ab, welches Volumen du hast, wie du bezahlt wirst und was das Tool zusätzlich können muss.
Diese Bewertungen basieren auf praktischer Nutzung, Nutzer-Diskussionen in r/freelance, im Freelance Writers Den sowie in Hacker-News-Threads zu „Ask HN: best invoicing tool“ und auf veröffentlichter Feature-Dokumentation (Stand: Anfang 2026). Wir haben die folgenden Kriterien stärker gewichtet:
Ein ehrlicher Hinweis: Kein einzelnes Tool gewinnt in allen Kategorien. Das „beste“ Rechnungs-Tool ist das, das du tatsächlich dauerhaft konsequent verwendest.
| Tool | Startpreis | Gratis-Plan | Zeiterfassung | Verträge | Am besten für |
|---|---|---|---|---|---|
| FreshBooks | $19/Monat | Nein (30-Tage-Test) | Ja | Nein | All-in-one Abrechnung + Buchhaltung |
| Wave | $0 | Ja | Nein | Nein | Solo-Freelancer, die Kosten bei 0 halten |
| Zoho Invoice | $0 | Ja (bis zu 5 Kund:innen) | Ja | Nein | Nutzer:innen im Zoho-Ökosystem |
| Square Invoices | $0 | Ja | Nein | Nein | Hybrid-Abrechnung vor Ort + online |
| Invoice Ninja | $0 (self-hosted) | Ja | Ja | Nein | Tech-affine Freelancer, die Kontrolle wollen |
| Bonsai | $25/Monat | Nein (7-Tage-Test) | Ja | Ja | Freelancer, die Verträge + Rechnungsstellung brauchen |
| HoneyBook | $19/Monat | Nein (7-Tage-Test) | Nein | Ja | Creative Freelancer mit Client-Workflows |
| PayPal Business | $0 | Ja | Nein | Nein | Kund:innen, die bereits PayPal nutzen |
| Stripe Invoicing | $0 (+ 0,4%-Gebühr) | Ja | Nein | Nein | Entwickler:innen und tech-orientierte Freelancer |
| Hiveage | $16/Monat | Ja (limitiert) | Ja | Nein | Wiederkehrende Abrechnung und Retainer-Kund:innen |
| AND CO (Fiverr Workspace) | $18/Monat | Nein (Trial verfügbar) | Ja | Ja | Komplettes Freelance-Business-Management |
| Harvest | $12/Monat | Ja (1 Nutzer:in, 2 Projekte) | Ja | Nein | Stundenbasierte Abrechnung gekoppelt an Zeiterfassung |
FreshBooks gibt es seit 2003 und hat sich über zwei Jahrzehnte hinweg zur Standard-Antwort entwickelt, wenn ein Freelancer ohne Buchhaltungs-Hintergrund fragt: „Welches Tool fürs Rechnungswesen soll ich nutzen?“ Es deckt den kompletten Billing-Workflow ab — Angebote, Rechnungen, Ausgaben-Tracking, Zeiterfassung, Double-Entry-Buchhaltung — ohne dass du Buchhaltung verstehen musst, um es bedienen zu können. Diese Kombination ist selten und das Geld wert.
So sieht das aus, was den Preis rechtfertigt: Du schließt ein Branding-Projekt für eine neue Kundschaft ab. Die 12 Stunden Beratungszeit loggst du während des Projekts direkt in FreshBooks. Wenn du dann abrechnen willst, öffnest du eine neue Rechnung, klickst auf „Add time entries“, und die 12 Stunden werden automatisch mit deinem Stundensatz übernommen. Du fügst die vereinbarte Pauschalvergütung für die Leistungen als separate Position hinzu, hängst die Projektzusammenfassung als PDF an, die du aus FreshBooks exportiert hast, und sendest. Die Kundschaft bekommt eine E-Mail mit einer sauber gebrandeten Rechnung und einem „Pay now“-Button. FreshBooks schickt automatisch eine Erinnerung 7 Tage vor Fälligkeit, am Fälligkeitstag und dann nochmal 14 Tage danach — zu diesem Zeitpunkt kann es auch eine konfigurierbare Mahngebühr anwenden. Du musst dich um all das nie wieder kümmern.
Das Kund:innenportal ist eine wirklich starke Funktion. Stammkund:innen erhalten eine aufgeräumte, gebrandete Seite, auf der sie jede Rechnung, jede Zahlung und jede Kommunikation sehen können — keine „Kannst du die Rechnung von vor drei Monaten nochmal schicken?“-E-Mails mehr. Für alle, die Monat für Monat mit denselben 10 bis 20 Kund:innen abrechnen, reicht allein das, um das Abo zu rechtfertigen.
Der Haken liegt beim Einsteiger-Tarif: Für $19/Monat kannst du nur 5 aktive Kund:innen haben. Ich bin in meinem zweiten Monat an diese Grenze gestoßen — fünf Kund:innen klingen nach viel, bis du merkst, dass „aktiv“ alles bedeutet, was du kürzlich in Rechnung gestellt hast und was noch nicht archiviert wurde. Wenn deine Arbeit kleinere, häufigere Projekte über eine breitere Kund:innenbasis umfasst, wirst du diese Grenze ständig erreichen und entweder Kund:innen konsequent archivieren oder für den Plus-Plan $33/Monat zahlen. Der Plus-Tarif (50 aktive Kund:innen) ist vermutlich der Punkt, mit dem die meisten Freelancer in ihr Budget starten sollten. Premium für $60/Monat schaltet unbegrenzt viele Kund:innen frei und einige Team-Funktionen, die die meisten Solo-Selbstständigen nicht brauchen.
Was FreshBooks nicht macht: Verträge. Wenn du E-Signature-Vereinbarungen als Teil deines Workflows brauchst, musst du das mit etwas anderem kombinieren. Aber für hochwertige Rechnungsstellung plus Buchhaltung ohne Enterprise-Preis ist es der Standard, an dem sich alles andere messen lassen muss.
Ich erzähle dir von meinen zwei Jahren mit Wave, weil das Erlebnis mit dem kostenlosen Rechnungs-Tool mehr verdient als eine Stichpunkt-Zusammenfassung.
Ich habe Wave gestartet, als ich aus einem Vollzeitjob ausgestiegen bin und freiberuflich angefangen habe — mit exakt null Kund:innen und exakt null Budget für Software. Der Pitch war passend: Die Rechnungsstellung ist kostenlos, die Buchhaltung ist kostenlos, das Ausgaben-Tracking ist kostenlos. Ich war skeptisch — kostenlose Software hat den einen Weg, ihre Grenzen genau im falschen Moment offenzulegen — aber Wave hat am Ende genau das gehalten, was es verspricht.
Der Rechnungsworkflow ist simpel. Kundschaft anlegen, Rechnung erstellen, Positionen hinzufügen, Fälligkeitsdatum festlegen, senden. Die Rechnung landet im Postfach deiner Kundschaft mit einem „Pay online“-Button. Kund:innen können per Kreditkarte zahlen (2,9% + $0,60 Zahlungsgebühr, bezahlt von dir, sofern du es nicht durchreichst) oder per Banküberweisung (1%, Minimum $1). Die Buchhaltung wird automatisch synchronisiert — Zahlungen erscheinen in deinen Büchern, die Ausgaben, die du erfasst, verlinken zu deinem Kontenplan, und zum Jahresende kannst du alles für deine:n Steuerberater:in exportieren oder direkt in TurboTax importieren. Für eine:n Solo-Freelancer:in, die/der projektbasiert arbeitet, ist das ein komplettes System ohne monatliche Kosten.
Wave taucht in r/freelance-Empfehlungs-Threads konsequent als Standardantwort auf die Frage „Was ist kostenlos und nervt nicht?“ auf. Dieser Ruf ist verdient. Ich bin nur wegen Verträgen gewechselt. Eine Kundschaft wollte vor unserem Start eine unterschriebene Vereinbarung — ich habe etwas in Google Docs zusammengestellt und ein separates E-Signature-Tool genutzt. Dabei habe ich gemerkt, dass ich drei verschiedene Systeme für eigentlich einen einzigen Workflow pflege. Wave macht keine Verträge und plant offenbar auch nicht, sie nachzureichen. Wenn deine Kund:innen Verträge unterschreiben, bevor du mit der Arbeit anfängst, ist Wave nur eine halbe Lösung. Wenn du nach Abschluss fakturierst, ohne formale Verträge — das ist im B2B, beim Schreiben und in Teilen des Designs häufig — dann ist es eine volle.
Die Oberfläche hat sich über Jahre nicht dramatisch verändert, was je nach Perspektive entweder nach Stabilität oder nach veraltet wirkt. Der Support im kostenlosen Tarif ist auf Community-Foren und Dokumentation beschränkt. Wave Pro für $16/Monat ergänzt automatisch Bankimporte (statt manueller CSV-Uploads) sowie Beleg-Scanning mit Datenextraktion — das lohnt sich, sobald dein Ausgabenvolumen relevant wird. Aber das Kernstück bei der Rechnungsstellung? Kostenlos, funktionsfähig und für Tausende Freelancer weiter reibungslos im Einsatz, die nie mehr brauchen.
Zoho Invoice ist kostenlos bis zu fünf Kund:innen und packt in diesem Gratis-Tarif mehr Funktionalität als die meisten Tools, die sonst $20 pro Monat kosten. Zeiterfassung, Kund:innenportale, Rechnungen in mehreren Währungen, automatische Zahlungs-erinnerungen, über 50 Vorlagen — alles kostenlos, alles inklusive. Die Frage ist nicht, ob es gut ist. Sondern ob es für dich speziell gut ist, denn Zoho Invoice verfolgt mit einem strategischen Ziel: dich ins Zoho-Ökosystem zu bringen.
Wenn du bereits Zoho CRM nutzt, um Leads zu verwalten, Zoho Books für die Buchhaltung oder Zoho Projects für das Projektmanagement, wirkt die Integration so nahtlos, dass es fast wie ein einzelnes Produkt erscheint. Kund:innendaten fließen zwischen den Apps, Rechnungen referenzieren CRM-Kontakte automatisch, Projekte laufen bis in die Rechnungen durch, ohne dass man Daten neu eingeben muss. Das ist solide engineering-Arbeit. Wenn du aber nicht in diesem Ökosystem bist, bezahlst du für Integrations-Tiefe, die du nie wirklich nutzt — und die Oberfläche (fähig, aber dicht) wird sich schwerer navigieren lassen als Wave oder FreshBooks, ohne dass es den Gegenwert liefert. (Die Oberfläche belohnt Geduld auf eine Weise, die FreshBooks nicht tut — ob das ein Kompliment ist, hängt von deinem Verhältnis zu Komplexität ab.)
Die Begrenzung auf fünf Kund:innen im Gratisplan ist die entscheidende Hürde, die man fair bewerten sollte. Wenn du eine stabile, kleine Kund:innenliste hast — zum Beispiel drei Design-Retainer-Kund:innen plus gelegentliche Einzelprojekte — brauchst du vielleicht nie ein Upgrade. Wenn deine Arbeit ständig durch wechselnde Kund:innen geprägt ist, erreichst du das Limit schnell. Der Standard-Tarif für $15/Monat entfernt diese Einschränkung und bringt mehr Nutzer:innen. Für eine:n Solo-Freelancer:in mit planbarem Kund:innenvolumen ist der Gratis-Plan beim Verhältnis Features pro Dollar schwer zu schlagen.
Stell dir das so vor: Du bist Fotograf:in. Die Hälfte deiner Arbeit sind Studio-Shootings, die online gebucht werden — Kund:innen zahlen eine Anzahlung über deine Website, den Rest bei Lieferung. Die andere Hälfte sind Pop-ups auf Bauernmärkten, bei denen du vor Ort Portraittermine anbietest und die Leute per Handy oder Karte zahlen. Vor Square brauchst du dafür zwei Systeme: etwas für Online-Rechnungen und ein Kartenleser-Setup fürs Vor-Ort-Geschäft. Square kann beides, und die Basis ist kostenlos.
Eine Kundschaft bucht ein Familienporträt über deine Seite. Du schickst eine Square-Rechnung für die Anzahlung — die Kundschaft zahlt online per Karte. Am Tag des Shootings nimmst du eine Zahlung vor Ort über Square POS auf deinem Handy für einen kurzfristigen Zusatz. Später sendest du die Restbetrag-Rechnung, die sie online begleichen. Alles landet in einem einzigen Square-Dashboard: Gesamtumsatz, offene Rechnungen sowie welche Zahlungen online oder vor Ort reinkamen. Kein Abgleichen zwischen Systemen. Kein Export/Import zwischen Apps.
Die Rechnungen selbst sind sauber und professionell. Kund:innen können ohne Konto zahlen, das reduziert Reibung. Du kannst wiederkehrende Rechnungen für Kund:innen einrichten, die du regelmäßig siehst, automatische Erinnerungen senden und für größere Projekte Meilensteinzahlungen anfragen. Die Bearbeitungsgebühr für Kartenzahlungen über Rechnungen liegt bei 3,3% + $0,30 — ähnlich wie bei den meisten Wettbewerbern, aber leicht höher als Stripe oder PayPal bei Rechnungen mit hohem Betrag.
Wenn du nie Zahlungen vor Ort annimmst, verschwindet der Kernvorteil von Square — übrig bleibt ein solides, aber eher funktionsarmes Rechnungs-Tool. Keine Zeiterfassung, keine Verträge, Reporting, das niemand wirklich zufriedenstellt, der Projektprofitabilität im Detail verstehen will. (Ehrlich: Wenn Square die Zeiterfassung schon eingebaut hätte, wäre die Hälfte der Tools in dieser Liste unnötig.) Aber für Freelancer, die zwischen digitalem und physischem Handel wechseln — die Fotograf:in, der Personal Trainer, die Berater:in, die manchmal auch physische Produkte verkauft — ist es das einzige Tool, das dich nicht zwingt, dich für „nur online“ oder „nur vor Ort“ zu entscheiden.
Wenn du technisch genug bist, um auf einem $5-VPS einen Docker-Container hochzuziehen, bekommst du Folgendes kostenlos: unbegrenzte Kund:innen, unbegrenzte Rechnungen, einen Zeittracker, Ausgabenverwaltung, Projektabrechnung, ein White-Label-Kund:innenportal, Unterstützung für 40+ Zahlungs-Gateways inklusive Stripe, PayPal, Braintree, Authorize.net sowie mehrere Krypto-Zahlungsanbieter, und volle Kontrolle über deine Daten — alles berührt niemals den Server einer anderen Person. Das ist das Value-Angebot für Invoice Ninja „self-hosted“, und es ist bemerkenswert.
Die Cloud-Hosted-Version ist ebenfalls real. Der kostenlose Tarif deckt 20 Kund:innen ab, und der Pro-Plan für $10/Monat gehört zu den besten Angeboten in dieser ganzen Liste — unbegrenzte Kund:innen, benutzerdefinierte Domains, mehrere Nutzer:innen, White-Label für alles. Vergleiche das mit $19/Monat für den 5-Kund:innen-Tarif von FreshBooks oder $25/Monat für den Starter-Plan von Bonsai. Die Lücke zwischen Preis und Features ist groß.
Was du dafür eintauschst, ist Politur. Invoice NInja’s Oberfläche ist funktional im Sinne von „ernsthafte Software für ernsthafte Nutzer:innen“ — umfassend, dicht, gelegentlich verwirrend. Die mobile App hängt besonders hinter Wettbewerbern wie FreshBooks und Bonsai zurück, sowohl bei Design als auch bei Stabilität. Wenn du so jemand bist, der eigentlich ein IDE wollte und keinen Code-Editor, fühlst du dich hier zuhause. Wenn du etwas willst, das sich beim ersten Verwenden so intuitiv anfühlt wie eine Consumer-App, wird dich die Lernkurve eher nerven.
Das self-hosted Setup erfordert außerdem laufende Wartung. Docker-Updates, Datenbank-Backups, SSL-Zertifikate — technisch nichts, was dich umbringt, aber null Arbeit ist es nicht. Für Freelancer, die Software installieren wollen und nie über Infrastruktur nachdenken möchten, nimmt der Cloud-Pro-Plan für $10/Monat diese Last ab und hält das Funktionsset trotzdem intakt.
Diese beiden Tools besetzen eine ähnliche Nische — Angebot, Vertrag und Rechnung in einem einzigen, kund:innenorientierten Workflow — und die Entscheidung zwischen ihnen ist wichtiger als die meisten Vergleiche in dieser Liste. Falsch liegen bedeutet entweder, Geld fürs Wechseln zu zahlen oder mit einem Tool zu leben, das nicht zu deinem Prozess passt. Hier ist die ehrliche Aufschlüsselung.
Bonsai wurde für unabhängige Profis gebaut, die ihre Unterlagen „bulletproof“ brauchen. Bonsai sagt, ihre Vertragvorlagen seien von Anwält:innen geprüft, und sie decken genau die Situationen ab, in die die meisten Freelancer geraten: Stornogebühren, Revisionsgrenzen, Zuweisung von geistigem Eigentum, Zahlungsbedingungen, die auch dann standhalten, wenn etwas schiefgeht. Der Pipeline-Flow von Angebot über Vertrag bis zur Rechnung ist der engste in der Branche. Du sendest ein Angebot, die Kundschaft genehmigt es und unterschreibt im selben Session, eine Anrechnungsrechnung wird automatisch generiert, du bekommst bezahlt und machst die Arbeit. Für $25/Monat ist das für sich allein nicht billig, aber du ersetzt damit auch ein separates Vertrags-Tool und alles, was du bisher für Angebote genutzt hast.
HoneyBook adressiert den gleichen Markt aus einer anderen Richtung. Wenn du Fotograf:in, Videograf:in, Wedding Planner oder Designer:in bist und Kund:innen über Anfrageformulare buchen sowie erst Portfolios prüfen möchten, bevor sie sich entscheiden, ist der HoneyBook-Workflow für diesen Weg gebaut. Die „Smart Files“-Funktion sticht besonders heraus: ein Dokument, das deine Work-Gallery, den Vertrag und ein Zahlungsformular zusammenführt. Kund:innen landen auf einer Seite, scrollen durch dein Portfolio, unterschreiben und zahlen die Anzahlung — eine URL, eine Session, erledigt. Dazu kommen die Buchungsseite mit Verfügbarkeitskalender, automatisierte Follow-up-Sequenzen für Anfragen sowie die Pipeline-Ansicht, die jede:n Interessent:in in jeder Phase zeigt — das sind die Stärken von HoneyBook.
Der Haken bei HoneyBook ist die Service-Gebühr im Starter-Plan: 8% auf alle Zahlungen, die über die Plattform verarbeitet werden. Bei einem $3.000-Paket für Fotografie sind das $240 zusätzlich zum $19/Monat-Abo. Mach diese Rechnung, bevor du annimmst, der niedrigere Einstiegspreis sei „eigentlich niedriger“. Der Essentials-Plan für $39/Monat entfernt diese Gebühr und ist ziemlich sicher der Startpunkt für Fotograf:innen mit relevantem Volumen.
Wähle Bonsai, wenn du als Autor:in, Entwickler:in, Berater:in oder Stratege:in projektbasiert in verschiedenen Branchen und mit unterschiedlichen Kund:innen arbeitest. Wähle HoneyBook, wenn du in einem visuellen, kreativen Feld tätig bist, dein Buchungsprozess eine Discovery- oder Anfragephase enthält und du ein automatisiertes Kundenerlebnis möchtest, das sich hochwertig anfühlt. Beide sind exzellent. Sie sind nur exzellent für unterschiedliche Workflows.
PayPal-Rechnungen gibt es, es ist kostenlos, und deine Kund:innen wissen, wie sie es nutzen, ohne dass du es erklären musst. Das ist tatsächlich das ganze Argument.
Die Rechnungen sind eher simpel — keine Automatisierung für wiederkehrende Abrechnung, keine Zeiterfassungsintegration, keine Verträge. Die Transaktionsgebühren sind höher als bei Stripe oder Square (3,49% + $0,49 für Kreditkartenzahlungen). Konten-Sperrungen für Freelancer mit höherem Volumen sind eine dokumentierte Realität, die jede PayPal-Nutzer:in irgendwann entdeckt. Das ist kein Dealbreaker, wenn deine Kund:innen international sind, andere Zahlungsplattformen nicht kennen oder wenn du gelegentlich Einzelprojekte machst, bei denen Einfachheit Optimierung schlägt. Es ist ein Dealbreaker, wenn du daraus einen echten Billing-Workflow aufbauen willst.
Nutze PayPal-Rechnungen, wenn eine Kundschaft es explizit verlangt. Baue dein Business nicht darauf.
Stripe Invoicing ist im Grunde kein Produkt für Nicht-Entwickler:innen. Das ist keine Kritik — es ist eine Beschreibung. Wenn du JSON lesen kannst und weißt, was ein Webhook ist, liefert Stripe dir eine Abrechnungsfunktion, die kein anderes Tool in dieser Liste bei Flexibilität und internationaler Reichweite vergleichbar hinbekommt.
Stripe nimmt 0,4% pro bezahlter Rechnung zusätzlich zu den normalen Zahlungsgebühren (2,9% + $0,30 für Karten). Kein monatliches Abo. Bei einer Rechnung über $1.000 sind das $4 an Abrechnungsgebühren. Stripe Tax addiert 0,5%, falls aktiviert. ACH-Überweisungen laufen mit 0,8% und sind auf $5 gedeckelt. Bei einer $500-Rechnung, die per Karte bezahlt wird, zahlst du $2 für die Abrechnungsebene plus $14,80 für die Verarbeitung — insgesamt $16,80. Bei niedrigeren Rechnungsfrequenzen schlägt das die pauschalen $19–25/Monat sauber. Bei hohem Volumen mit großen Rechnungsbeträgen arbeitet die Prozentrechnung allerdings gegen dich.
Was du wirklich bekommst, ist beeindruckend. Gehostete Rechnungsseiten, die Karten, ACH, SEPA, iDEAL, Bancontact sowie 15 weitere lokale Zahlungsmethoden akzeptieren — je nach Land der Kundschaft. Intelligente Retry-Logik, die fehlgeschlagene Zahlungen auf einem konfigurierbaren Zeitplan erneut versucht einzusammeln, bevor du informiert wirst. Steuerberechnung über Stripe Tax (0,5% zusätzlicher Anteil), die US-Sales-Tax-Nexus und internationale Mehrwertsteuer automatisch abdeckt. Vollständiger API-Zugriff: Wenn du eine Rechnung automatisch generieren willst, sobald in deiner Projektmanagement-Datenbank ein Projektstatus „complete“ erreicht, kannst du diese Integration an einem Nachmittag schreiben.
Die ehrliche Einschränkung für Nicht-Entwickler:innen: Die Dashboard-UI für Einmal-Rechnungen ist zwar funktional, aber nicht intuitiv. Eine eigene Rechnungsvorlage ohne API anzufassen erfordert, dass du durch Einstellungen navigierst, die wirken, als wären sie von Ingenieur:innen für Ingenieur:innen gebaut worden. Eine nicht-technische Freelancer:in, die Stripe Invoicing wählt und etwas erwartet, das sich wie FreshBooks anfühlt, ist nach 10 Minuten verwirrt. Eine Entwickler:in, die Stripe-Zahlungen bereits verarbeitet und das in Rechnungsstellung erweitern will, hat das in einer Stunde am Laufen.
Betrachte das Retainer-Problem, das viele Berater:innen plagt: Du hast vier Kund:innen auf monatlichen Retainern mit unterschiedlichen Beträgen, unterschiedlichen Abrechnungsdaten, unterschiedlichen Zahlungsbedingungen und einer, die aus steuerlichen Gründen quartalsweise abrechnen möchte. Jeder Monat besteht aus den gleichen manuellen Schritten — Tool öffnen, Rechnung erstellen, Kund:in eintragen, Betrag eintragen, Fälligkeitsdatum setzen, senden. Multipliziere das mit vier Kund:innen und dann mit zwölf Monaten, und du hast jede Menge Zeit in Beschäftigung gesteckt, die menschliche Aufmerksamkeit eigentlich nicht braucht.
Hiveage wurde genau dafür gebaut. Du richtest pro Kund:in einmal ein wiederkehrendes Rechnungsprofil ein: Abrechnungszyklus, Betrag, Logik fürs Fälligkeitsdatum, Erinnerungsplan und die hinterlegte Zahlungsmethode, falls vorhanden. Danach gehen die Rechnungen automatisch am richtigen Datum raus, Erinnerungen feuern zum passenden Zeitpunkt vor und nach Fälligkeiten, und verspätete Gebühren werden nach deinen Bedingungen berechnet. Du schaust einmal im Monat kurz rein, um zu bestätigen, dass alles gelaufen ist — nicht, um manuell nachzuarbeiten.
Der Solo-Plan für $16/Monat deckt unbegrenzt viele Kund:innen ohne Transaktionsgebühren ab — du zahlst nur das, was dein Zahlungsanbieter berechnet, nicht Hiveage zusätzlich. Für Freelancer:innen, deren Einkommen zu 60% oder mehr aus wiederkehrenden Retainern besteht, rechnet sich die Automatisierung allein innerhalb der ersten Woche. Der Trade-off: Hiveage versucht nicht, eine komplette Business-Suite zu sein. Die Buchhaltungsfunktionen sind basic, Integrationen sind limitiert, und wenn du Verträge oder Angebote brauchst, fügst du ein weiteres Tool hinzu. Aber für die spezielle Aufgabe „Retainer-Kund:innen abrechnen, ohne darüber nachdenken zu müssen“ macht Hiveage das besser als jedes andere Tool in dieser Liste.
AND CO wurde 2018 von Fiverr übernommen, 2022 in Fiverr Workspace umbenannt und entwickelt sich seitdem still weiter — ohne die Aufmerksamkeit zu bekommen, die es verdient. Es macht alles, was Bonsai kann — Angebote, E-Signature-Verträge, Rechnungen, Zeiterfassung, Ausgabenmanagement — zu einem etwas niedrigeren Startpreis ($18/Monat statt $25/Monat) und mit Vertragvorlagen, die in der Praxis funktionieren.
Das Fiverr-Branding auf Kundendokumenten im Basic-Tarif ist eine kleine Unannehmlichkeit, die manche Freelancer als unprofessionell empfinden. Der Professional-Plan für $29/Monat entfernt das. Wenn du Kund:innen mit Sätzen abrechnest, bei denen $11/Monat einen spürbaren Unterschied machen, lohnt es sich zu prüfen, welcher Tarif tatsächlich passt. Der Ablauf von Angebot über Vertrag bis Rechnung läuft rund — Angebot senden, Kund:in signiert, die Anrechnungsrechnung wird automatisch ausgelöst — und die Projektkategorien im Zeittracker sind flexibel genug für die meisten Abrechnungsmodelle.
Was AND CO etwas ausbremst, ist eine gewisse Unklarheit beim Produkt. Das Rebranding hat Fragen zur Roadmap ausgelöst, mit denen Bonsai als unabhängiges Produkt nicht konfrontiert ist. Die Feature-Entwicklung ist langsamer als bei Wettbewerbern. Die Qualität des Supports variiert. Für Freelancer:innen, die eine komplette Suite zu einem niedrigeren Preis als Bonsai wollen und mit etwas weniger „Politur“ leben können, ist das eine vertretbare Wahl. Für alle, die stark von ihrer Rechnungssoftware abhängen und Sicherheit bei der langfristigen Produktentwicklung brauchen, ist die klarere Positionierung von Bonsai die zusätzlichen $7/Monat wert.
Kleiner Exkurs: AND CO war vor der Fiverr-Übernahme eines der besten Freelancer-Tools am Markt. Das Produkt ist immer noch solide, aber die Verwirrung durch das Rebranding hat ihnen Mindshare gekostet, den sie möglicherweise nicht mehr zurückbekommen.
Wenn du stundenbasiert abrechnest, hör hier auf und lies den Rest dieses Artikels nicht mehr — nutze einfach Harvest.
Ich meine das nur teilweise ironisch. Die Zeit-zu-Rechnung-Pipeline in Harvest ist die sauberste Umsetzung von „Zeiten tracken, bezahlt werden“, die es zu irgendeinem Preis gibt. Du betreibst Timer für Projekte über den ganzen Monat — per Web, Mobile App oder über Integrationen mit Asana, Basecamp, Jira, Trello oder Slack. Wenn der Zeitpunkt zum Abrechnen kommt, öffnest du eine neue Rechnung, wählst die Kund:in aus, und jede unberechnete Zeiteintragung sowie jede erfasste Ausgabe für diese Kund:in wird automatisch mit den korrekten Sätzen übernommen. Du prüfst nach, passt an, wenn nötig, und sendest. Die Rechnung enthält eine detaillierte Aufschlüsselung, was wann gearbeitet wurde — genau das, was Kund:innen sehen wollen, wenn sie gegen Budgets abrechnen.
Es gibt einen Grund, warum Harvest seit Jahren der Standard für Zeiterfassung bei Agenturen wie Basecamp und Metalab ist — die Zeit-zu-Rechnung-Pipeline ist einfach so sauber.
Das Projekt-Budget-Tracking wird zu selten gewürdigt. Du setzt ein Budget für ein Projekt in Stunden oder Dollar, und Harvest schickt dir eine E-Mail, sobald du 80% erreicht hast — bevor du dein Budget überziehst und bevor diese unangenehme „Ich bin über den Scope gegangen“-Konversation überhaupt entsteht. Bei Festpreis-Projekten, bei denen du gegen eine Schätzung aus abrechenbaren Stunden trackst, verhindert das allein den häufigsten Profitabilitäts-Leak im stundenbasierten Freelancing.
Harvest berechnet für den bezahlten Plan $12/Monat pro Sitzplatz — das ist wettbewerbsfähig für das, was du bekommst. Der kostenlose Tarif (1 Nutzer:in, 2 Projekte) ist eine echte Einschränkung: groß genug, um zu testen, ob die Oberfläche für dich funktioniert, aber nicht genug, um daraus ein ganzes Business zu betreiben. Die Rechnungs-UI ist funktional statt ausgereift, und die Buchhaltungsfunktionen sind dünn. Für Solo-Selbstständige, die rein stundenbasiert abrechnen, klare Projektgrenzen haben und keine Verträge oder Angebote brauchen, ist das das richtige Tool. Für alle, deren Abrechnung primär aus Pauschalen oder Retainern ohne nennenswerten Stundenanteil besteht, verschwindet der Kernvorteil von Harvest — dann würdest du mit fast allem anderen in dieser Liste besser bedient.
Es gibt kein universell bestes Rechnungs-Tool — die richtige Wahl hängt davon ab, in welcher Phase du bist und wie du arbeitest.
Du startest gerade und willst Kosten im Blick behalten? Die Gratis-Tarife von Wave oder Zoho Invoice decken alles ab, was du brauchst. Wave, wenn du etwas Einfaches und Stabileres willst. Zoho, wenn du mit einer Oberfläche voller Funktionen leben kannst und weniger als fünf Kund:innen hast.
Stundenweise Abrechnung für mehrere Kund:innen? Harvests Zeit-zu-Rechnung-Pipeline ist auf dem Markt am saubersten. Die $12/Monat zahlen sich nach der ersten Rechnung aus, die du nicht mehr manuell aus einer Tabelle rekonstruieren musst.
Projektarbeit mit neuen Kund:innen regelmäßig? Bonsai für klassische professionelle Dienstleistungen. HoneyBook für kreative Bereiche, in denen das Buchungserlebnis und die Präsentation der Kund:innen ein Teil davon sind, wie du konkurrierst. Beide behandeln Verträge als gleichwertige Kernkomponente; wähle das Tool, dessen Workflow zu dem passt, wie Kund:innen tatsächlich zu dir kommen.
Technisch genug, um self-hosted zu gehen oder APIs zu nutzen? Invoice Ninja (self-hosted) oder Stripe Invoicing liefern dir die meiste Leistungsfähigkeit pro Dollar. Stripe, wenn du bereits im Stripe-Ökosystem bist. Invoice Ninja, wenn du ein eigenständiges System willst, das du vollständig kontrollierst.
Hybride Arbeit vor Ort und online? Square Invoices deckt beides ab, ohne dass du zwei separate Systeme brauchst und alles manuell abgleichen musst.
Der Großteil des Einkommens kommt aus Retainern? Hiveage. Einmal pro Kund:in einrichten, nicht mehr darüber nachdenken.
Die Tools, an denen Menschen langfristig bleiben, sind die, die Reibung im lästigsten Teil des Freelancings reduzieren: Geld hinterherlaufen. Wähle eins aus, richte Vorlagen und Automatisierungen sauber ein und hör auf, über Rechnungen nachzudenken. Das System sollte im Hintergrund laufen, während du dich auf die eigentliche Arbeit konzentrierst. Und sobald der Billing-Teil auf Autopilot läuft, ist der nächste Engpass meistens ein anderer: nämlich gefunden zu werden — das ist ein anderes Problem, aber eines, das sich mit demselben „einmal sauber einrichten“-Mindset lösen lässt. Tools wie SEOJuice übernehmen die SEO-Version davon, falls du jemals so weit kommst.
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