TL;DR: Een rommelige klantintake kost je het vertrouwen van de klant nog vóór je ook maar echt SEO-werk hebt gedaan. Ik deel de exacte intakeplanning, klantvragenlijst, wat je in de eerste maand oplevert en de e-mailtemplates die ik gebruik. Neem gerust alles over.
Ik heb ooit een klant binnengehaald door simpelweg een Zoom-link te sturen en te vragen: "dus, wat hebben jullie nodig?" Het gesprek duurde 90 minuten. Ik hield er vage notities aan over als "we willen meer verkeer" en had nog steeds nergens toegang toe. Drie weken later zat ik nog altijd achter logins aan.
Vergelijk dat met nu: de klant vult een vragenlijst in voordat we überhaupt bellen. Ik heb toegang tot alles vóór de kick-off. De kick-off duurt 30 minuten, is strak gefocust en eindigt met een duidelijk plan. Ze hebben het gevoel dat ze een professional hebben ingehuurd, niet een freelancer die het onderweg nog aan het uitzoeken is.
Het verschil zit niet in talent, maar in een systeem. Dit is het mijne.
| Dag | Actie | Eigenaar | Oplevering |
|---|---|---|---|
| Dag 0 | Contract getekend, betaling verwerkt | Beiden | Welkomstmail + vragenlijst |
| Dag 1-3 | Klant vult vragenlijst in & geeft toegang | Klant | Ingevulde vragenlijst, GSC/GA4/CMS-toegang |
| Dag 3-5 | Eerste technische audit + beoordeling van de vragenlijst | Jij | Voorlopige auditbevindingen |
| Dag 5-7 | Kick-offgesprek (30 min) | Beiden | Gedeeld begrip van doelen, belangrijkste auditbevindingen, afgesproken planning |
| Dag 7-14 | Volledige audit + concurrentieanalyse | Jij | Volledig auditrapport |
| Dag 14-21 | Strategiedocument + uitvoering van quick wins | Jij | 90-dagenplanning, quick wins doorgevoerd |
| Dag 21-28 | Strategiebespreking + eerste voortgangsrapport | Beiden | Goedgekeurde planning, nulmeting vastgelegd |
| Dag 30 | Rapport eerste maand + terugblik | Jij | Rapport, wat er gedaan is, wat hierna komt |
Let op het tempo: de klant heeft in de eerste 3 dagen werk te doen, daarna neem jij het over. Op dag 7 hebben ze je professionaliteit al in actie gezien. Op dag 30 hebben ze tastbare opleveringen en een helder vervolg. Vergelijk dat eens met bureaus die de eerste maand vooral bezig zijn met "alles opzetten".
Dit is veruit het belangrijkste document in je intakeproces. Het vervangt dat kennismakingsgesprek van 90 minuten door een gestructureerd document waar je later ook weer op kunt terugvallen. Ik verstuur het via Google Form (of Notion form, of Typeform — wat voor de klant het makkelijkst is).
Sla de vragenlijst niet over
Ik heb klanten gehad die hier tegenaan duwden. "Kunnen we het niet gewoon even bespreken?" Dat kan — maar dan ben je twee keer zo lang aan het bellen en mis je nog steeds dingen. De vragenlijst is geen bezigheidstherapie. Het is de fundering van alles wat daarna komt. Positioneer het ook zo: "Dit helpt me om onze kick-off voor te bereiden, zodat we de basis kunnen overslaan en meteen de strategie in kunnen duiken."
Dit is precies wat ik in de eerste 30 dagen oplever, en wat de klant op elk moment mag verwachten:
| Oplevering | Wanneer | Format | Wat erin zit |
|---|---|---|---|
| Technische audit | Week 2 | PDF + live dashboard | Crawl health, indexatiestatus, Core Web Vitals, mobiele bruikbaarheid, broken links, redirect chains, schema-gaps |
| Zoekwoordkansenrapport | Week 2 | Spreadsheet | Huidige posities, zoekvolume, moeilijkheid, intentieclassificatie, quick-win-kandidaten (positie 4-20) |
| Concurrentieanalyse | Week 2 | Top 3-5 SERP-concurrenten, keyword gaps, content gaps, backlinkvergelijking, technische vergelijking | |
| Quick wins doorgevoerd | Week 2-3 | Wijzigingslog | Updates van title tags, meta descriptions, fixes voor broken links, voor de hand liggende technische fixes, verbeteringen in interne links |
| 90-dagenplanning | Week 3 | Notion-doc of PDF | Geprioriteerde acties per maand, verwachte impact, KPI-doelen, benodigde resources |
| Rapport met nulmeting | Week 4 | Dashboard | Organisch verkeer, zoekwoordposities, conversieratio, page speed-scores, aantal backlinks — de benchmark waartegen je voortgang meet |
Die quick wins zijn buitenproportioneel belangrijk. Ze laten de klant zien dat er iets gebeurt. Terwijl de volledige strategie maanden nodig heeft om uit te rollen, zorgen broken links fixen, title tags updaten en interne links verbeteren al in de eerste weken voor zichtbare beweging. Dat bouwt vertrouwen op.
Voor de technische audit kunnen tools zoals de SEOJuice SEO audit binnen enkele minuten uitgebreide rapporten genereren. Voor quick wins rond interne links in het bijzonder pakt het geautomatiseerde interne linkingsysteem kansen direct op nadat de site is gecrawld.
Dit zijn de drie e-mails die ik tijdens de intake verstuur. Kopieer ze, pas ze aan, gebruik ze.
Onderwerp: Welkom aan boord — dit gebeurt hierna
Hi [Name],
Leuk dat we gaan samenwerken. Zo zien de eerste 30 dagen eruit:
Jouw actiepunt (vóór [date, 3 days out]):
1. Vul deze vragenlijst in: [link] (~15 minuten)
2. Geef me toegang tot: Google Search Console, GA4, je CMS
(Instructies voor elk onderdeel zijn bijgevoegd)
Wat ik ga doen:
Zodra ik toegang heb, voer ik een volledige technische audit en concurrentieanalyse uit. We bespreken de bevindingen tijdens onze kick-off.
Kick-offgesprek: [Calendly link] — plan alsjeblieft een slot van 30 minuten in binnen de komende 5-7 dagen.
Vragen? Reageer op deze e-mail wanneer je wilt.
[Your name]
Onderwerp: Je SEO-audit is klaar — dit zijn de belangrijkste bevindingen
Hi [Name],
Ik heb de eerste audit van [domain] afgerond. Dit is de managementsamenvatting:
3 dingen die goed werken:
1. [Specific positive finding]
2. [Specific positive finding]
3. [Specific positive finding]
3 dingen die direct aandacht nodig hebben:
1. [Specific issue + impact]
2. [Specific issue + impact]
3. [Specific issue + impact]
Quick wins waar ik al mee ben begonnen:
• [Action taken]
• [Action taken]
Het volledige auditrapport is bijgevoegd. Laten we het bespreken in ons volgende gesprek op [date].
[Your name]
Onderwerp: Maand 1 afgerond — hier staan we nu
Hi [Name],
We zijn 30 dagen onderweg. Hier is een samenvatting van wat er gedaan is en wat eraan komt.
Deze maand afgerond:
• Technische audit + [X] issues opgelost
• Zoekwoordonderzoek + opportunity mapping
• Concurrentieanalyse versus [competitor names]
• Quick wins: [specific list]
• 90-dagenplanning (bijgevoegd)
Nulmeting vastgesteld:
• Organisch verkeer: [number]
• Zoekwoordposities: [X keywords in top 10, Y in top 50]
• Technische health score: [score]
Focus voor maand 2:
1. [Priority 1]
2. [Priority 2]
3. [Priority 3]
Het volledige rapport is bijgevoegd. Laat het me weten als je iets wilt bespreken.
[Your name]
Print dit uit. Vink het af. Sla geen stappen over.
Het geheim achter vertrouwen opbouwen
Het meest impactvolle wat je in de eerste week kunt doen, is niet een allesomvattende audit. Het is één zichtbaar quick-win-probleem oplossen en de klant daarover vertellen. "Ik zag dat de title tag van je homepage werd afgekapt in de zoekresultaten. Ik heb hem aangepast naar [new title]. Zo ziet het er nu uit." Die ene actie zegt: "Ik ben al bezig en ik let op je business."
Heb ik gedaan. Je begint aan de audit, ontdekt dat je geen GSC-toegang hebt, mailt de klant, wacht 3 dagen op antwoord, en ontdekt dan dat de toegang die ze gaven voor de verkeerde property is. Stel een harde regel in: er begint geen werk totdat alle toegang is bevestigd.
"Laten we gewoon even bellen." Gesprekken zijn van nature ongestructureerd. Je mist dingen, vergeet context en hebt geen geschreven document om op terug te vallen. De vragenlijst creëert een gedeeld brondocument waar jullie tijdens de hele samenwerking naar kunnen verwijzen.
De kick-off is het moment waarop het enthousiasme het hoogst is. Weersta de drang om agressieve tijdlijnen of specifieke posities te beloven. Zet realistische verwachtingen neer en lever liever meer dan je belooft.
Als je niet vastlegt waar alles op dag één staat, kun je op dag 90 je waarde niet bewijzen. Documenteer alles: organisch verkeer, zoekwoordposities, technische health scores, aantal backlinks, conversieratio. Deze cijfers zijn je verdediging tegen de vraag: "wat heb je eigenlijk voor me gedaan?"
Klanten geven niet om SEO. Ze geven om leads, omzet en groei. Verpak alles in business-termen, niet in SEO-jargon. Zeg niet: "we hebben je DA met 5 punten verhoogd", maar: "je site verschijnt nu in 40% meer zoekopdrachten voor zoekwoorden van je doelklant."
28-30 dagen vanaf het tekenen van het contract tot het afgeronde rapport van de eerste maand. De eerste week hangt af van de klant (vragenlijst, toegang), de volgende drie weken liggen bij jou. Als onboarding langer dan 6 weken duurt, klopt er iets niet in je proces of reageert de klant niet.
Positioneer het als essentieel voor hun succes: "Ik heb dit nodig om een strategie te maken die echt bij jullie business past. Zonder dit zou ik moeten gokken." Als ze dan nog niet willen, vraag je dan af of deze klant wel een goede fit is. Niet reageren tijdens de intake betekent meestal ook niet reageren tijdens de samenwerking.
Ja. Je doet echt werk — audit, concurrentieanalyse, strategieontwikkeling. Sommige bureaus nemen onboarding op in de retainer van de eerste maand. Anderen rekenen een aparte onboarding fee ($500-2,000). Hoe dan ook: doe het niet gratis.
Minimaal: positiemetingen, geplande crawls, monitoring van broken links en geautomatiseerde rapportage. Als de site van de klant op een ondersteund platform draait, stel dan tijdens onboarding ook automated internal linking in — dat levert meteen resultaat op terwijl jij aan de langetermijnstrategie werkt. Bekijk mijn complete gids voor je SEO-toolset voor aanbevelingen.
Erken hun frustratie, vraag specifiek wat er misging en laat zien hoe jouw proces anders is. Meestal zijn de klachten: geen communicatie, geen strategie, geen meetbare resultaten. Jouw gestructureerde intake — met vragenlijst, duidelijke planning en gedocumenteerde nulmeting — ondervangt die drie problemen meteen.
Nee. Het proces moet gestandaardiseerd zijn. De inhoud (antwoorden uit de vragenlijst, auditbevindingen, strategie) pas je per klant aan. Een consistent proces zorgt ervoor dat je niets mist en maakt opschalen mogelijk naarmate je meer klanten krijgt. Voor tips over opschalen, lees mijn gids over meerdere klanten tegelijk managen.
De beste tijd om een intakesysteem te bouwen was vóór je eerste klant. De op één na beste tijd is nu. Pak deze checklist, pas hem aan op jouw stijl en gebruik hem bij je volgende klant. Verfijn hem daarna na elke klant. Tegen klant #5 staat hij als een huis.
Klanten die zich vanaf dag één goed begeleid voelen, blijven langer, verwijzen vaker door en vertrouwen je aanbevelingen sneller. Dat vertrouwen begint met een professioneel intakeproces — niet met gelikte rapporten drie maanden later.
no credit card required
No related articles found.
