TL;DR: HubSpot Free ist der beste Einstieg für die meisten kleinen Unternehmen. Wenn du darüber hinauswächst, hat Pipedrive (14 $/Monat) die beste Pipeline-UI und Freshsales (9 $/Monat) das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.
Ich betreibe SEOJuice zusammen mit meiner Mitgründerin Lida. Zwei Personen. Wir brauchten etwa ein Jahr nach dem Start unseres Produkts ein CRM, als unsere Vertriebs-Gespräche eine gemeinsame Tabelle überstiegen und das „Ich glaube, ich hab’s letzte Woche per Mail geschickt?“ nicht mehr funktionierte.
Zuerst haben wir HubSpot ausprobiert. Super kostenlose Stufe, dann gab es überall Bezahlschranken. Danach sind wir zu Pipedrive gewechselt. Die UI gefiel uns sehr, aber wir zahlten für Funktionen, die für ein Sales-Team mit 30 Personen gebaut waren.
Diese Erfahrung prägt, wie ich CRMs heute bewerte. Die Frage ist nicht „Welches hat die meisten Funktionen?“ sondern „Welches wird nach drei Wochen nicht einfach liegen gelassen, weil es für das, was wir wirklich tun, zu kompliziert ist?“
Nach dem, was ich gesehen habe, verlassen die meisten kleinen Unternehmen ihr CRM innerhalb von 90 Tagen. Nicht, weil das Tool schlecht ist — sondern weil es zu viel ist. Das beste CRM ist das, das dein Team jeden Morgen wirklich öffnet.
| Tool | Startpreis | Am besten für | Kostenlose Stufe? | Hervorstechendes Feature |
|---|---|---|---|---|
| HubSpot CRM | Free / 20 $/Monat | Beste Allround-Wahl zum Start | Ja (ausgezeichnet) | Kostenlose Stufe, die wirklich funktioniert |
| Pipedrive | 14 $/Monat | Visuelle Sales-Pipeline | 14-Tage-Test | Die sauberste Pipeline-UI am Markt |
| Freshsales | 9 $/Monat | Budgetfreundlich mit E-Mail | Ja (limitiert) | Integrierte E-Mail + Telefon |
| Zoho CRM | 14 $/Monat | Feature-Maximalisten | Ja (3 Nutzer) | Macht alles (wirklich) |
| Close | 49 $/Monat | Teams für Cold Outreach | 14-Tage-Test | Integriertes Calling + SMS |
| Attio | 29 $/Monat | Moderne Teams mit Notion-ähnlicher UX | Ja (limitiert) | Relationship Intelligence |
| Folk | 20 $/Monat | Agenturen und Berater | Ja (limitiert) | Leichtgewichtig, schnell, ohne Ballast |
| Capsule | 18 $/Monat | Teams, die auf Einfachheit setzen | Ja (250 Kontakte) | Macht die Basics perfekt |
| Less Annoying CRM | 15 $/Nutzer/Monat | CRM-allergische kleine Unternehmen | 30-Tage-Test | Keine Lernkurve |
| Monday Sales CRM | 12 $/Sitz/Monat | Bestehende Monday.com-Nutzer | 14-Tage-Test | Integriert sich ins Monday-Ökosystem |
Bevor ich auf einzelne Tools eingehe, ein kurzer Realitätscheck.
Ich habe mit Dutzenden Inhabern kleiner Unternehmen über SEOJuice gesprochen. Agenturen, E-Commerce-Shops, Berater, lokale Dienstleister. Wenn sie sagen „Wir brauchen ein CRM“, meinen sie in der Praxis:
Das ist es. Das sind 95 % dessen, was ein Unternehmen mit unter 10 Leuten braucht.
AI-Lead-Scoring, Territory-Management, Forecasting-Modelle, Revenue Attribution, Custom Objects mit relationalem Mapping — das ist relevant, wenn du 50 Sales Reps hast. Für ein kleines Unternehmen ist das eher Rauschen: Es macht das Tool schwerer zu erlernen und teurer in der Nutzung.
Als Kontext: Die „2026 Small Business CRM Grid“ von G2 stuft HubSpot, Pipedrive und Freshsales als die Top drei nach Nutzerzufriedenheit bei Unternehmen unter 50 Mitarbeitenden ein. Das deckt sich mit dem, was ich aus erster Hand sehe.
Ein ehrlicher Hinweis: Ich bin kein CRM-Analyst. Ich bin ein technischer Gründer, der vier dieser Tools im Produktiveinsatz genutzt und den Rest für unsere eigenen Anforderungen bewertet hat. Meine Perspektive ist zugunsten von Einfachheit — und speziell für SaaS-Unternehmen. Wenn du ein Enterprise mit komplexen Sales Cycles fährst, könnte diese Liste nicht perfekt auf dich kalibriert sein.
Stell dir das so vor: Du hast gerade deine ersten 10 zahlenden Kundinnen und Kunden gewonnen — mit E-Mail und einer Tabelle. Kunde 11 fragt: „Hast du meine Mail letztes Dienstag bekommen?“ und du weißt es nicht. Du registrierst dich abends bei HubSpot Free, importierst deine Kontakte, und bis zum Morgen ist jede E-Mail und jedes Meeting an einem Ort erfasst. Genau das ist HubSpots Sweet Spot — der Moment, in dem ein kleines Unternehmen manuelles Tracking überlebt.
Wir haben das Tool etwa 8 Monate genutzt. Die ersten 6 waren großartig. Wir haben Deals getrackt, E-Mails protokolliert, hatten eine saubere Sicht auf unsere Pipeline. Das Onboarding lief reibungslos. Die UI ist hochwertig poliert. Alles funktionierte einfach.
Dann wollten wir E-Mail-Sequenzen. Das ist eine bezahlte Funktion. Fair enough. Danach wollten wir mehr als eine Pipeline. Bezahlt. Individuelle Reports über die Basics hinaus? Bezahlt. HubSpot-Branding von unseren Meeting-Links entfernen? Bezahlt.
Die kostenlose Stufe ist ein Funnel — und HubSpot kann Funnels sehr gut.
Ich sage das nicht als Kritik — es ist ein legitimes Geschäftsmodell. Aber du solltest wissen, worauf es hinausläuft: Das Free-CRM ist darauf ausgelegt, dass du das Upgrade für 20 $/Monat willst, und das Starter-Paket soll dich dazu bringen, das Professional-Paket für 100 $/Monat zu nehmen.
Echt stark:
Weniger gut:
Ehrliche Einschätzung: Starte mit HubSpot Free. Upgraden solltest du erst, wenn du an eine echte Wand stößt, die deine Arbeit blockiert — nicht nur „nice to have“. Die meisten kleinen Unternehmen können die kostenlose Stufe 6–12 Monate nutzen, bevor sie tatsächlich zahlen müssen.
Pipedrive wurde von Salespeople gebaut — und das sieht man. Die Pipeline-Ansicht ist wie ein Kanban-Board: Du ziehst Deals zwischen Phasen hin und her. Du siehst alles auf einen Blick. Es ist die intuitivste CRM-UI, die ich je genutzt habe.
Wir sind nach HubSpot zu Pipedrive gewechselt und waren sofort begeistert. Der Fokus liegt auf Deals, nicht auf Kontakten. Jede Oberfläche ist darauf ausgerichtet: „Was soll ich als Nächstes tun, um diesen Deal abzuschließen?“ Diese Klarheit zählt, wenn du Sales parallel zu Product Work und Customer Support managst.
Das Problem war für uns: Wir zahlten zu viel. Für 14 $/Monat bei Essential ist das zunächst okay. Aber wir sind immer wieder auf Dinge gestoßen, die den Advanced-Plan für 34 $/Monat verlangten — E-Mail-Synchronisation, Workflow-Automationen, Group E-Mails. Für zwei Personen, die vielleicht 40 aktive Deals managen, fühlte sich eine Ausgabe von 68 $/Monat einfach falsch an.
(Ich sollte erwähnen: 68 $/Monat sind für ein richtiges Sales-Team nichts. Aber Lida und ich sind Gründer zuerst, Salespeople zweite. Mid-Tier-Preise für 30 Minuten CRM-Nutzung pro Tag lassen sich schwer rechtfertigen.)
Was funktioniert:
Was nicht passt:
Ehrliche Einschätzung: Wenn dein Tag im Wesentlichen darin besteht, Deals durch eine Pipeline zu bewegen — du bist eine Agentur, die Kundinnen und Kunden abschließt, ein Berater mit laufenden Angeboten, ein kleines SaaS mit founder-led Sales — dann ist Pipedrive für 14 $/Monat schwer zu schlagen. Mein Freund Thomas, der eine 5-Personen-Digitalagentur führt, ist von Zoho auf Pipedrive umgestiegen und sagte, die Compliance beim Deal-Tracking im Team sei von „vielleicht 40 %“ auf nahezu täglich gestiegen, weil die Drag-and-drop-Pipeline einfach leichter zu pflegen war. Wenn du Marketing + Sales in einem Tool brauchst, schau stattdessen auf HubSpot.
Ich setze die Preisgestaltung mal in Relation. Für ein Team mit 3 Personen würdest du monatlich für ein CRM mit E-Mail-Tracking, integriertem Wähler und visueller Pipeline ungefähr Folgendes zahlen:
Diese Preisdifferenz ist kein Tippfehler. Freshsales läuft unter dem Radar, weil Freshworks weniger ins Marketing steckt als HubSpot — aber das Produkt ist solide. 9 $ pro Nutzer, jährlich abgerechnet, enthält E-Mail-Tracking, integriertes Dialer-Setup, Kontakt-Scoring, E-Mail-Sequenzen und eine visuelle Pipeline.
Was mich überrascht hat:
Wo es abfällt:
Ehrliche Einschätzung: Wenn du preissensibel bist und E-Mail + Telefon out of the box willst, ist Freshsales das beste Preis-Leistungs-Verhältnis auf dieser Liste. Der 9 $/Monat Growth-Plan konkurriert mit Tools, die 3–4× mehr kosten. Aber erwarte nicht die Tiefe des HubSpot-Ökosystems oder die Pipeline-Eleganz von Pipedrive.
Zoho CRM kann einfach alles. Kontaktverwaltung, Pipeline, E-Mail, Telefon, Social Media, Analytics, KI-Vorhersagen, Inventory-Management, Rechnungsstellung — ich könnte endlos weiterzählen.
Das ist sowohl der Pitch als auch das Problem.
Der 14 $/Monat Standard-Plan enthält Dinge, für die HubSpot sonst 100 $/Monat nimmt — Scoring-Regeln, Sales-Forecasting, mehrere Pipelines, individuelle Dashboards. Aber die Lernkurve ist steil. Die UI wurde verbessert (Zoho sah früher so aus, als wäre es 2008 designt worden), aber es bleibt diese „Wo ist diese Einstellung?“ -Qualität in der Bedienung.
Wo Zoho gewinnt:
Wo Zoho verliert:
Ehrliche Einschätzung: Zoho CRM ist das CRM für technische Gründer. Wenn du es gewohnt bist, Software zu konfigurieren, und pro investiertem Dollar maximal viele Funktionen willst, ist das die kluge Wahl. Wenn du etwas willst, das out of the box funktioniert, ohne Setup — dann wird Zoho dich eher frustrieren.
Ganz ehrlich: Ich respektiere Zoho mehr, als dass es mir Spaß macht, es zu nutzen. Der Value Proposition ist nicht zu leugnen. Der tägliche Umgang ist einfach… viel.
Close ist für diese Liste teuer. 49 $/Monat pro Nutzer, mindestens. Aber wenn dein Sales-Prozess das Telefonieren beinhaltet — und ich meine wirklich: den Hörer abnehmen — dann ist Close genau diese Preisgestaltung wert.
Integriertes Calling. Nicht „wir integrieren Twilio“. Der Dialer ist nativ: Power Dialer, Predictive Dialer (in höheren Plänen), Call Recording, Voicemail-Drops, SMS. Das ist ein Telefonsystem im CRM.
Die Teams, die auf Close schwören, fahren alle Outbound in hoher Frequenz. 50+ Calls pro Tag. In so einem Volumen sparen die eingebauten Kommunikations-Tools echte Zeit, statt zwischen CRM und separatem Dialer zu wechseln.
Was funktioniert:
Was nicht funktioniert:
Ehrliche Einschätzung: Kauf Close nur, wenn dein Sales Motion aus deutlich sichtbarem Telefon-/SMS-Outreach besteht. Bei E-Mail-first Sales sind Pipedrive oder HubSpot bessere Werte. Für Cold-Calling-Teams eliminiert Close jedoch die Notwendigkeit eines separaten Dialers — dadurch wird die Preislogik leichter zu rechtfertigen.
Attio startete 2022 und wurde sofort mit Notion verglichen — klares Design, flexibles Datenmodell, Navigation nach dem Keyboard-first-Prinzip. Attio nach Zoho zu nutzen fühlt sich an wie der Wechsel von einem Nokia aus 2005 zu einem iPhone.
Der Kern ist Relationship Intelligence. Attio synchronisiert sich mit deiner E-Mail und deinem Kalender und baut dann automatisch ein Netz: Wer kennt wen — und wann du zuletzt gesprochen hast. Das ist CRM, das sich selbst füllt, statt dich mit manuellem Daten-Entry zu beschäftigen.
Was mich beeindruckt hat:
Was mich zögern lässt:
Ehrliche Einschätzung: Attio ist das CRM, das ich einem Startup empfehlen würde, das Design priorisiert und bereit ist, mit einem Produkt zu wachsen. Es ist nicht feature-vollständig wie HubSpot oder Zoho. Aber die Basis ist hervorragend, das Team shippt schnell, und die UX liegt Jahre voraus. Setz auf die Entwicklung.
Folk ist das Ergebnis, wenn du aus einer Tabelle ein CRM machst, Kontaktanreicherung und E-Mail-Sequenzen hinzufügst — und dann stopst, bevor es kompliziert wird.
Es ist das CRM für Menschen, die HubSpot überwältigend finden und Pipedrive zu „sales-y“. Die Oberfläche sieht aus wie eine Notion-Datenbank mit Superkräften. Du fügst Kontakte hinzu, versiehst sie mit Tags, trackst Interaktionen und sendest Sequenzen. Das war’s.
Was funktioniert:
Was nicht funktioniert:
Ehrliche Einschätzung: Folk ist perfekt für beziehungsgetriebene Unternehmen. Wenn du Recruiter, Consultant, PR-Profi oder eine Agentur bist, die Kundenbeziehungen managt, ist die Einfachheit von Folk das Feature. Wenn du einen transaktionalen Sales-Prozess mit vielen Deals und Phasen machst, passt Pipedrive besser.
Ich habe diese drei nicht täglich als Haupttool genutzt, daher nimm das mit mehr Salz als die Bewertungen oben. Meine Eindrücke basieren auf Testläufen, Demos und Gesprächen mit Leuten, die sie einsetzen. Für den richtigen Use Case sind das solide Tools — ich kann aber das tägliche Feeling nicht so gut bezeugen wie bei HubSpot oder Pipedrive.
Capsule ist in Großbritannien beheimatet, gibt es seit 2009 und macht genau das, was man von einem gut gemachten CRM erwartet — Kontakte, Pipeline, Aufgaben, E-Mail-Tracking. Was ich gelesen und von Gründern aus UK gehört habe: Das Xero-Integration ist das Killer-Feature. Wenn du Xero für Accounting nutzt, verbindet Capsule Rechnungen nahtlos mit Kontakten. GDPR-konform out of the box. Die kostenlose Stufe ist auf 250 Kontakte begrenzt — das wirst du schnell übersteigen — aber die Zuverlässigkeit wie bei einem Honda Civic sorgt dafür, dass viele dranbleiben. Kein Glamour, keine Frustration.
Der Name ist die Produktthese. 15 $/Nutzer/Monat, alles inklusive, keine Jahresverträge, jederzeit kündbar. Das Funktionsset ist bewusst limitiert — Kontakte, Pipeline, Kalender, Aufgaben, E-Mail-Logging, Basis-Reporting. Keine KI, keine Workflow-Engine, kein Marketplace. Ich habe ähnliche Aussagen von mehreren kleinen Unternehmen gehört — der Kern ist immer gleich: Sie haben HubSpot oder Zoho getestet, fühlten sich von Funktionen überfordert, die sie nie nutzen würden, und sind auf etwas Umfassenderes umgestiegen. Ein Subunternehmer hat es ganz direkt gesagt: „HubSpot hat uns dumm aussehen lassen, weil wir Funktionen nicht nutzen, die wir gar nicht brauchen. Bei dem hier haben wir’s in 20 Minuten verstanden.“ Nach dem, was ich sehe, ist der Support legendär — echte Menschen in St. Louis, schnelle Antworten. Perfekt für eine 5-Personen-Buchhaltungsfirma oder einen lokalen Dienstleister, bei dem das CRM im Hintergrund verschwinden sollte.
Monday.com hat seine Projektmanagement-Plattform genommen und darauf ein CRM aufgebaut. Nach dem, was ich in Demos gesehen habe: Wenn dein Team Monday.com bereits nutzt, ist die Integration wirklich rund — gewonnenen Client, automatisch ein Projektboard für das Onboarding erstellen. Ein Gründer, den ich kenne, der eine 12-Personen-Marketingagentur führt, liebt es genau deswegen. Aber wenn du nicht ohnehin im Monday-Ökosystem zu Hause bist, wirken die CRM-spezifischen Features (Lead Scoring, Forecasting) schwächer als spezialisierte Tools wie Pipedrive oder HubSpot. Das 36 $/Monat Minimum (3-Sitz-Anforderung) macht es außerdem teurer, als es auf den ersten Blick wirkt.
Ich hatte gesagt, ich nehme auch einen Flop auf. Hier ist er.
Bevor HubSpot und Pipedrive im Spiel waren, haben Lida und ich versucht, unser eigenes CRM zu bauen. In einer Notion-Datenbank. Mit verknüpften Datenbanken für Deals, Kontakte und Interaktionen. Custom Formulas für Deal-Scoring. Rollup-Felder für Pipeline-Totals.
Es hat zwei Wochen gedauert, bis wir damit durch waren. Auf Screenshots sah es richtig gut aus. Wir haben es exakt 11 Tage genutzt.
Das Problem war nicht das Design — sondern die Disziplin. Niemand hat uns daran erinnert, E-Mails zu loggen. Kein automatisches Activity Tracking. Kein „Du hast seit 14 Tagen nicht gefollowt“ -Nudge. Wir haben einen Call beendet, sind zurück ans Coden gesprungen und haben vergessen, die Notion-Seite zu aktualisieren. Ab Tag 11 waren die Daten nutzlos.
Die Lehre: Ein CRM funktioniert nur, wenn es Daten automatisch erfasst. Manuelle Eingaben sterben in der ersten Woche, in der es im Alltag hektisch wird. Genau deshalb sind HubSpots E-Mail-Logging, Pipedrives Activity-Reminders und Attios Relationship Intelligence wichtiger als jede Feature-Vergleichstabelle.
Wir haben das nicht behoben. Wir sind zu einem echten CRM gewechselt. Die Notion-Datenbank ist noch da — eingefroren in der Zeit.
Die meisten CRM-Artikel erwähnen das nicht, aber es ist entscheidend, wenn du eine Website für ein kleines Unternehmen betreibst: dein CRM und deine SEO-Daten sollten miteinander sprechen.
Denk mal drüber nach. Deine Website generiert Leads. Einige davon kommen aus organischer Suche. Welche Seiten haben sie angesehen? Welche Keywords haben sie gebracht? Haben sie deine Preisseite gelesen oder deinen Blog?
HubSpot macht das nativ über Website-Tracking. Aber die meisten CRMs nicht.
Hier füllt ein Tool wie SEOJuice die Lücke. Wir tracken, welche Seiten Traffic bringen, welche Inhalte konvertieren und welche organischen Keywords tatsächlich zu Business führen — nicht nur zu Rankings. Dein CRM zeigt dir, wer gekauft hat und wann. SEOJuice zeigt dir, welche Inhalte sie dorthin gebracht haben.
Ich bin hier natürlich nicht neutral — wir haben SEOJuice gebaut. Aber das Prinzip gilt unabhängig davon, welches SEO-Tool du nutzt. CRM-Daten werden viel wertvoller, wenn du Leads bis auf den Content zurückverfolgen kannst, der sie erzeugt hat.
Nach dem Ausprobieren von zu vielen CRMs ist mein vereinfachter Entscheidungsbaum:
Du hast kein Budget und null CRM-Erfahrung: HubSpot Free. Nicht groß nachdenken. Genau da anfangen.
Du bist ein visueller Denker und managst gleichzeitig 20+ Deals: Pipedrive. Die Pipeline-Ansicht macht dich sofort produktiver.
Du willst die meisten Features fürs wenigste Geld: Zoho CRM oder Freshsales. Beide liefern mehr, als der Preis vermuten lässt. Zoho hat mehr Features; Freshsales ist leichter zu lernen.
In deinem Sales geht es um Anrufen und Textnachrichten: Close. Die integrierten Kommunikations-Tools sparen im Vergleich zum Wechsel zwischen Apps Stunden.
Du achtest auf UX und willst etwas Modernes: Attio. Es ist noch früh, aber die Entwicklung wirkt stark.
Du managst Beziehungen, nicht Deals: Folk. Gebaut für die Agentur-/Berater-Workflow.
Du willst simple und zuverlässig: Capsule oder Less Annoying CRM. Beide optimieren auf „Hör auf, mir Arbeit zu machen.“
Du lebst bereits in Monday.com: Monday Sales CRM. Halte deinen Stack einheitlich.
Die falsche Entscheidung ist, drei Wochen damit zu verbringen, CRMs zu evaluieren, statt zu verkaufen. Wähle eins, nutze es 30 Tage und wechsle, wenn es nicht funktioniert. Ihr geht keine Ehe ein.
HubSpot CRM Free. Da kommt nichts ran. Du bekommst unbegrenzt Kontakte, eine Deal-Pipeline, E-Mail-Tracking, Meeting-Scheduling und Basis-Reporting — alles wirklich kostenlos, ohne Zeitlimit. Zoho und Freshsales haben ebenfalls kostenlose Stufen, aber die sind stärker limitiert. Die kostenlose HubSpot-Stufe ist das, was du von einem 20 $/Monat bezahlten Plan an anderer Stelle erwarten würdest.
Wahrscheinlich noch nicht. Eine Tabelle funktioniert gut, bis du 20+ aktive Gespräche managst und dich nicht mehr erinnern kannst, mit wem du zuletzt gesprochen hast. Das Signal, das ein CRM braucht: Du hast beim Follow-up daneben gegriffen, weil es durchgerutscht ist. Wenn das noch nicht passiert ist, spare dir die 15 $/Monat.
Ja, aber es macht nie Spaß. Jedes CRM in dieser Liste unterstützt CSV-Export. Die meisten unterstützen auch Migration direkt aus Wettbewerbstools. Das echte Problem ist nicht die Datenübernahme — sondern Workflows neu zu lernen und Automationen wieder aufzubauen. Mein Rat: Wähle ein CRM, bevor du komplexe Automationen aufbaust, weil die nicht einfach übertragen werden.
Dein CRM trackt Leads und Kundinnen/Kunden. SEO-Tools wie SEOJuice tracken, welche Seiten diese Personen auf deine Website bringen. Zusammen kannst du beantworten: „Welche Blogartikel bringen Umsatz?“ — nicht nur „Welche bekommen Traffic?“ HubSpot hat Website-Tracking integriert. Für andere CRMs kannst du Analytics mit deinem CRM über UTM-Parameter oder Zapier verknüpfen.
Nein. Der günstigste Tarif von Salesforce liegt bei 25 $/Nutzer/Monat und erfordert erheblichen Setup-Aufwand. Es wurde für Enterprise-Sales-Teams mit eigenen CRM-Administratoren gebaut. Für kleine Unternehmen ist es wie mit einem Sattelschlepper zum Supermarkt zu fahren. Jedes Tool in dieser Liste ist besser für Teams unter 20 Personen.
Möchtest du wissen, welche Seiten wirklich Leads bringen? Starte ein kostenloses SEOJuice-Audit — wir zeigen dir, welche Inhalte Besucher auf deine Seite bringen und wo die Conversion-Chancen verborgen sind.
no credit card required
